Rechnungen im Geschäftsverkehr
Ob eine Rechnung ausgestellt werden muss und welche Angaben sie enthalten muss, richtet sich insbesondere nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG), der Art der Leistung und dem jeweiligen Leistungsempfänger.
Erbringt ein Unternehmer eine grundsätzlich steuerpflichtige Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, muss die Rechnung regelmäßig innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung ausgestellt werden. Für bestimmte steuerfreie Umsätze und besondere Fallgestaltungen gelten abweichende Regelungen.
Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten?
Eine ordnungsgemäße Rechnung muss – soweit keine gesetzliche Sonderregelung eingreift – insbesondere folgende Angaben enthalten:
- vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers,
- Ausstellungsdatum,
- fortlaufende Rechnungsnummer,
- Art und Umfang der Lieferung oder sonstigen Leistung,
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung,
- Entgelt,
- anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag oder gegebenenfalls ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung.
Die gesetzlichen Pflichtangaben ergeben sich insbesondere aus § 14 Abs. 4 UStG.
Kleinbetragsrechnungen
Für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von höchstens 250 Euro einschließlich Umsatzsteuer gelten vereinfachte Anforderungen.
Eine Kleinbetragsrechnung muss insbesondere den Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, die Art und den Umfang der Leistung sowie den Gesamtbetrag und den anzuwendenden Steuersatz beziehungsweise einen Hinweis auf eine Steuerbefreiung enthalten.
Eine Rechnungsnummer sowie Name und Anschrift des Leistungsempfängers sind bei einer Kleinbetragsrechnung grundsätzlich nicht erforderlich.
Elektronische Rechnungen seit 2025
Seit dem 1. Januar 2025 gelten für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen neue Anforderungen an elektronische Rechnungen.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine einfache PDF-Datei erfüllt diese Voraussetzung grundsätzlich nicht und gilt seit 2025 als sonstige Rechnung.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer grundsätzlich technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Hierfür kann bereits ein E-Mail-Postfach ausreichen. Diese Empfangspflicht gilt auch für Kleinunternehmer.
Für die Ausstellung von E-Rechnungen bestehen Übergangsregelungen:
bis einschließlich 31. Dezember 2026 kann grundsätzlich noch eine sonstige Rechnung ausgestellt werden;
bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers von höchstens 800.000 Euro verlängert sich diese Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2027;
eine Papierrechnung kann während der Übergangsfrist weiterhin verwendet werden;
eine einfache elektronische Rechnung, beispielsweise eine PDF-Datei, kann während der Übergangsfrist grundsätzlich nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers verwendet werden.
Für bestimmte Fälle bestehen Ausnahmen von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung. Dies betrifft insbesondere Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise sowie Leistungen von Kleinunternehmern.
Aufbewahrung von Rechnungen
Unternehmer müssen ausgestellte und empfangene Rechnungen grundsätzlich acht Jahre aufbewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Bei elektronischen Rechnungen sind zusätzlich die Anforderungen an eine ordnungsgemäße elektronische Aufbewahrung zu beachten.
Besondere Regelungen
Abhängig von der jeweiligen Tätigkeit oder dem konkreten Umsatz können zusätzliche oder abweichende Vorschriften gelten. Dies betrifft beispielsweise:
Kleinunternehmer,
steuerfreie Umsätze,
grenzüberschreitende Lieferungen und Leistungen,
Reverse-Charge-Verfahren,
Gutschriften,
Anzahlungs- und Schlussrechnungen sowie
Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
Unternehmer sollten deshalb prüfen, welche umsatzsteuerlichen und steuerrechtlichen Anforderungen für den jeweiligen Geschäftsvorgang gelten.
Rechnungen auf Suchen.Expert
Suchen.Expert ist nicht Vertragspartner der zwischen Nutzern geschlossenen Geschäfte.
Suchen.Expert erstellt daher keine Rechnungen für Lieferungen oder Leistungen zwischen Nutzern und prüft weder deren steuerliche Richtigkeit noch deren Vollständigkeit.
Für die ordnungsgemäße Erstellung, Übermittlung und Aufbewahrung einer Rechnung ist der jeweilige Unternehmer selbst verantwortlich.
Bei Unsicherheiten zu steuerlichen Anforderungen sollte fachkundiger steuerlicher oder rechtlicher Rat eingeholt werden.
